Polityka Prywatności PolishWarehouse

1. Informacje ogólne i ochrona prywatności

PolishWarehouse to serwis prezentujący ofertę wynajmu powierzchni magazynowych oraz usług logistycznych skierowanych do klientów biznesowych na rynku polskim. Szanujemy prywatność wszystkich użytkowników odwiedzających naszą witrynę znajdującą się pod adresem https://polishware-house.com oraz osób kontaktujących się z nami w związku z oferowanymi usługami.

Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych i biznesowych, w tym zakres zbieranych informacji, cele i podstawy prawne przetwarzania, okres przechowywania danych, a także prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz właściwymi przepisami prawa polskiego.

Administratorem danych osobowych jest podmiot prowadzący serwis PolishWarehouse (dalej: „Administrator”, „my”). Dane kontaktowe do Administratora oraz dane inspektora ochrony danych (jeżeli został wyznaczony) zostały podane w sekcji Kontakt w sprawach prywatności.

2. Informacje, które zbieramy

W związku z korzystaniem z naszej witryny oraz realizacją usług magazynowych i logistycznych możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych i biznesowych:

2.1. Dane przekazywane w formularzach kontaktowych i zapytaniach ofertowych

Za pośrednictwem sekcji zapytań i formularzy na stronie, w szczególności w zakładce Kontakt, możemy zbierać m.in.:

• imię i nazwisko kontaktowe,
• nazwę firmy i dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa,
• adres e-mail oraz numer telefonu,
• stanowisko służbowe lub dział,
• informacje dotyczące zapotrzebowania magazynowego (np. rodzaj towaru, wymagania logistyczne, szacowana powierzchnia, lokalizacja, okres wynajmu),
• inne dane dobrowolnie podane w treści wiadomości.

2.2. Dane związane z realizacją usług

W przypadku zawarcia umowy lub rozpoczęcia współpracy możemy dodatkowo przetwarzać:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe osób upoważnionych do reprezentacji lub kontaktu roboczego,
• dane rozliczeniowe (np. NIP, adres siedziby, dane do faktury),
• informacje dotyczące historii współpracy, zakresu świadczonych usług, ustaleń operacyjnych oraz reklamacji.

2.3. Dane zbierane automatycznie podczas korzystania ze strony

Podczas odwiedzania naszej witryny systemy informatyczne mogą automatycznie gromadzić dane techniczne i eksploatacyjne, takie jak:

• adres IP urządzenia,
• rodzaj i wersja przeglądarki, system operacyjny,
• data i czas odwiedzin,
• odwiedzane podstrony (np. Usługi, Rozwiązania, Leasing, Logistyka, Wsparcie, Referencje),
• źródło odesłania (np. wyszukiwarka, link partnerski),
• pliki cookie i identyfikatory online opisane w sekcji Pliki cookie i technologie śledzące.

2.4. Dane komunikacyjne

W przypadku kontaktu za pośrednictwem poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji przetwarzamy dane podane w ramach danej formy kontaktu, w tym treść korespondencji oraz informacje techniczne związane z komunikacją.

3. Jak wykorzystujemy Twoje dane

Zebrane dane osobowe i biznesowe wykorzystujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów. W szczególności przetwarzamy dane w następujących celach:

• Obsługa zapytań i kontaktu: udzielanie odpowiedzi na zapytania przesłane za pośrednictwem formularzy oraz bezpośrednio na adresy kontaktowe, przedstawianie oferty, wyjaśnianie zakresu usług, umawianie spotkań oraz konsultacji.
• Przygotowanie i realizacja umowy: przygotowanie propozycji współpracy, zawarcie i wykonywanie umów dotyczących wynajmu magazynów, usług logistycznych i powiązanych rozwiązań dla klientów B2B.
• Komunikacja operacyjna: bieżący kontakt związany ze świadczeniem usług (np. ustalenia operacyjne, serwis, wsparcie), w tym poprzez zakładkę Wsparcie.
• Rozliczenia i dokumentacja: wystawianie faktur, prowadzenie ewidencji księgowej i sprawozdawczej, realizacja obowiązków archiwizacyjnych.
• Prezentacja naszych usług i budowanie relacji biznesowych: prezentowanie portfolio usług na stronie (w tym w sekcjach Usługi i Rozwiązania), utrzymywanie relacji z obecnymi i potencjalnymi klientami oraz partnerami biznesowymi.
• Analiza i ulepszanie serwisu: monitorowanie ruchu na stronie, analiza statystyczna anonimowych lub zanonimizowanych danych, optymalizacja treści, struktury nawigacji i doświadczenia użytkownika.
• Bezpieczeństwo: zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów, wykrywanie nadużyć, zapobieganie próbom nieuprawnionego dostępu, ochrona przed roszczeniami.
• Spełnienie obowiązków prawnych: realizacja obowiązków wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności w obszarze rachunkowości, podatków, archiwizacji czy ochrony danych.
• Promocja i komunikacja marketingowa B2B (jeśli dotyczy): przekazywanie informacji o usługach, warunkach wynajmu czy nowych rozwiązaniach logistycznych w oparciu o odpowiednią podstawę prawną oraz z poszanowaniem przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzając dane osobowe, opieramy się na jasno określonych podstawach prawnych wynikających z RODO oraz przepisów krajowych. W szczególności są to:

• Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia lub wykonania umowy: gdy przetwarzanie jest konieczne do podjęcia działań przed zawarciem umowy (np. przygotowanie oferty) lub realizacji już zawartej umowy dotyczącej usług magazynowych, leasingu przestrzeni lub logistyki.
• Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny: gdy przetwarzanie jest wymagane w celu spełnienia ciążących na nas obowiązków prawnych, np. w zakresie księgowości, rozliczeń podatkowych, archiwizacji dokumentacji.
• Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora: w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu i usług, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, prowadzenia analiz statystycznych i optymalizacyjnych, utrzymywania relacji biznesowych czy prezentowania dopasowanych informacji o naszych usługach w modelu B2B, z poszanowaniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.
• Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą: w sytuacjach, w których prosimy o wyraźną zgodę na określone działania (np. wykorzystanie niektórych plików cookie do celów marketingowych, otrzymywanie wybranych form komunikacji), przy czym wyrażona zgoda może zostać w każdej chwili wycofana.

Jeżeli w wyjątkowych przypadkach przetwarzamy szczególne kategorie danych (dane wrażliwe), odbywa się to wyłącznie w oparciu o przesłanki przewidziane w art. 9 RODO oraz w zakresie niezbędnym do realizacji konkretnych celów.

5. Udostępnianie i ujawnianie danych

Dbamy o poufność informacji dotyczących naszych klientów, partnerów oraz użytkowników strony. Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie uprawnionym odbiorcom, w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w niniejszej Polityce Prywatności.

W szczególności dane mogą być przekazywane:

• Podmiotom współpracującym przy realizacji usług magazynowych i logistycznych: np. operatorom logistycznym, firmom transportowym, dostawcom rozwiązań magazynowych, z którymi współpracujemy w ramach obsługi klienta.
• Dostawcom usług IT i infrastruktury: podmiotom zapewniającym hosting serwisu, utrzymanie systemów informatycznych, narzędzia komunikacyjne oraz rozwiązania bezpieczeństwa.
• Doradcom zewnętrznym: np. kancelariom prawnym, doradcom podatkowym, firmom audytorskim, w zakresie niezbędnym do świadczenia na naszą rzecz usług doradczych i reprezentacji.
• Organom publicznym i innym podmiotom uprawnionym: gdy wynika to z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń, w szczególności organom ścigania, organom skarbowym, sądom.

Każdorazowo zawieramy odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu, wymagając od nich stosowania co najmniej takiego samego poziomu bezpieczeństwa i poufności jak ten, który zapewniamy wewnętrznie.

Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie udostępniamy ich w celach komercyjnych podmiotom trzecim w sposób, który byłby sprzeczny z niniejszą Polityką Prywatności.

6. Środki bezpieczeństwa danych

Bezpieczeństwo danych osobowych i biznesowych jest dla nas priorytetem. Wdrażamy adekwatne środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, modyfikacją czy ujawnieniem.

Stosowane środki bezpieczeństwa obejmują w szczególności:

• stosowanie zabezpieczeń sieciowych i serwerowych,
• kontrolę dostępu do systemów i danych (uprawnienia, hasła, uwierzytelnianie),
• regularne aktualizacje i monitorowanie infrastruktury IT,
• procedury tworzenia kopii zapasowych i odtwarzania danych,
• szkolenie osób zaangażowanych w przetwarzanie danych z zakresu bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych,
• procedury reagowania na incydenty i naruszenia bezpieczeństwa danych.

Pomimo stosowania środków bezpieczeństwa, należy pamiętać, że żadna forma transmisji danych w Internecie nie jest w 100% wolna od ryzyka. W przypadku stwierdzenia naruszenia bezpieczeństwa danych, podejmujemy działania zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym w razie konieczności informujemy odpowiednie organy nadzorcze oraz osoby, których dane dotyczą.

7. Okresy przechowywania danych

Dane osobowe przechowujemy wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa oraz zasad przedawnienia roszczeń.

W praktyce stosujemy następujące okresy retencji:

• Dane związane z zapytaniami ofertowymi i formularzami kontaktowymi: co do zasady przechowywane przez okres niezbędny do obsługi zapytania i prowadzenia korespondencji, a następnie przez okres do 3 lat w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami.
• Dane kontrahentów i ich przedstawicieli: przetwarzane przez czas trwania współpracy oraz przez okres wymagany przepisami prawa (np. dokumentacja księgowa – zwykle 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy) oraz przez czas przedawnienia potencjalnych roszczeń.
• Dane wykorzystywane w celach marketingowych opartych na zgodzie: do momentu wycofania zgody lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu, nie dłużej jednak niż wymagają tego obowiązujące przepisy i dobre praktyki.
• Dane zapisane w logach systemowych i technicznych: przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, prowadzenia analiz technicznych i statystycznych oraz rozwiązywania problemów technicznych.

Po upływie odpowiedniego okresu przechowywania dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą.

8. Prawa użytkownika

Osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa wynikające z RODO oraz przepisów prawa polskiego. W szczególności masz prawo do:

• dostępu do danych: uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeżeli tak – dostępu do nich oraz przekazania kopii danych;
• sprostowania danych: żądania poprawienia lub uzupełnienia danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne;
• usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): żądania usunięcia danych w przypadkach przewidzianych prawem, np. gdy dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub gdy wycofałeś zgodę i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
• ograniczenia przetwarzania: żądania ograniczenia przetwarzania danych w określonych sytuacjach, np. na czas weryfikacji poprawności danych lub zgłoszonego sprzeciwu;
• przenoszenia danych: otrzymania danych, które zostały nam dostarczone, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego oraz przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe;
• sprzeciwu wobec przetwarzania: wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec profilowania, a także w zakresie przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody: w każdym momencie, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
• wniesienia skargi do organu nadzorczego: w szczególności do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące przepisy.

W celu skorzystania z powyższych praw możesz skontaktować się z nami zgodnie z informacjami podanymi w sekcji Kontakt w sprawach prywatności. W celu odpowiedniego zweryfikowania Twojej tożsamości możemy poprosić o dodatkowe informacje, które umożliwią jej potwierdzenie.

9. Pliki cookie i technologie śledzące

Nasza witryna wykorzystuje pliki cookie oraz podobne technologie śledzące w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, poprawy komfortu korzystania, analizy ruchu oraz – w zależności od ustawień – dostosowania treści do użytkownika.

Pliki cookie to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika. Możemy stosować m.in.:

• cookies niezbędne technicznie: umożliwiające prawidłowe wyświetlanie strony, funkcjonowanie formularzy, nawigację oraz podstawowe funkcje bezpieczeństwa;
• cookies funkcjonalne: wspierające zapamiętywanie wybranych ustawień i preferencji użytkownika, pod warunkiem ich włączenia;
• cookies analityczne i statystyczne: wspierające tworzenie anonimowych statystyk odwiedzin i pozwalające ulepszać strukturę oraz zawartość serwisu;
• cookies marketingowe (jeśli stosowane): służące do prezentowania treści dopasowanych do zainteresowań użytkownika oraz mierzenia skuteczności działań informacyjnych i promocyjnych.

Szczegółowe informacje dotyczące rodzajów stosowanych plików cookie, okresów ich przechowywania oraz możliwości zarządzania ustawieniami znajdują się w odrębnej Polityce plików cookie.

Większość przeglądarek internetowych umożliwia samodzielne zarządzanie plikami cookie, w tym ich blokowanie lub usuwanie. Zmiana ustawień może jednak wpłynąć na funkcjonowanie niektórych elementów serwisu.

10. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dążymy do przetwarzania i przechowywania danych osobowych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). W wybranych przypadkach, wynikających np. z korzystania z usług dostawców technologicznych lub narzędzi analitycznych, dane mogą być przekazywane do państw spoza EOG.

W sytuacjach, w których dochodzi do przekazania danych poza EOG, zapewniamy stosowanie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, w szczególności:

• przekazywanie danych do krajów, w stosunku do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony, lub
• stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz dodatkowych środków bezpieczeństwa, jeśli jest to wymagane.

Informacje o aktualnych mechanizmach ochrony danych przy przekazywaniu ich poza EOG można uzyskać, kontaktując się z nami zgodnie z danymi wskazanymi w sekcji Kontakt w sprawach prywatności.

11. Usługi podmiotów trzecich

W ramach prowadzenia serwisu oraz realizacji usług możemy korzystać z rozwiązań oferowanych przez zewnętrznych dostawców. Podmioty te mogą przetwarzać dane w naszym imieniu jako podmioty przetwarzające lub jako odrębni administratorzy danych.

Do typowych kategorii usługodawców należą m.in.:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej,
• dostawcy narzędzi analitycznych i statystycznych (np. analiza ruchu na stronie),
• dostawcy systemów komunikacji elektronicznej i formularzy kontaktowych,
• podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, logistyczne oraz inne usługi wspierające naszą działalność.

Jeżeli na stronie znajdują się odnośniki do serwisów zewnętrznych (np. partnerów biznesowych, mediów społecznościowych), korzystanie z tych serwisów odbywa się na zasadach określonych w ich własnych politykach prywatności i regulaminach. Zachęcamy do zapoznania się z tymi dokumentami przed skorzystaniem z takich usług.

12. Kontakt w sprawach prywatności

Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym chęć skorzystania z przysługujących praw, można kierować do Administratora za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnionych w zakładce Kontakt.

Jeżeli powołano inspektora ochrony danych (IOD), jego dane kontaktowe są przekazywane poprzez właściwe kanały komunikacyjne oraz mogą być udostępnione na żądanie. W korespondencji prosimy o wskazanie, że sprawa dotyczy ochrony danych osobowych (np. w tytule wiadomości), co ułatwi jej właściwą obsługę.

Dokładamy starań, aby wszelkie zgłoszenia dotyczące prywatności były rozpatrywane niezwłocznie oraz z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa informacji.

Niniejsza Polityka Prywatności może podlegać aktualizacjom wynikającym m.in. ze zmian przepisów prawa, rozwoju technologii lub modyfikacji oferty PolishWarehouse. Aktualna wersja dokumentu jest dostępna na tej stronie. Zachęcamy do regularnego zapoznawania się z jej treścią.